Sileron » Easy2Spend: la soluzione per la gestione delle note spese integrata al 100% nel vostro ecosistema SAP

LA SOLUZIONE PER LA GESTIONE DELLE NOTE SPESE COMPLETAMENTE INTEGRATA NEL VOSTRO ECOSISTEMA SAP

Una gestione delle note spese fluida, trasparente e direttamente collegata al vostro ERP SAP

La gestione delle spese aziendali rappresenta spesso un onere amministrativo per i collaboratori, i manager e i team finanziari. Tra ricevute smarrite, inserimento manuale dispendioso in termini di tempo e costo delle licenze sottoutilizzate, i processi tradizionali mancano di efficienza.

Sviluppato dal gruppo Sileron, esperto di integrazioni SAP a livello internazionale, Easy2Spend rivoluziona l’inserimento e l’elaborazione delle vostre spese. Grazie a una connessione nativa con l’ecosistema SAP, la rendicontazione avviene in pochi secondi da uno smartphone o da un computer, garantendo al contempo un controllo rigoroso e una contabilizzazione automatica nel vostro ERP.

L’esperienza Easy2Spend su dispositivi mobili e desktop

Mockup Easy2Spend - solution de gestion des notes de frais

Easy2Spend è un’applicazione web responsive: si apre direttamente nel browser del vostro telefono o PC, senza bisogno di installarla, senza app store e senza dover distribuire alcun agente sul parco informatico.

L’esperienza utente al centro dell’applicazione

Elaborazione immediata sul posto: Il collaboratore può fotografare la propria ricevuta nel momento esatto in cui effettua la spesa. Niente più ricevute consegnate a fine mese o documenti smarriti.

Approvazione in tempo reale: Il manager approva le richieste direttamente dal proprio telefono, ovunque si trovi.

Nessuna manutenzione applicativa: Gli aggiornamenti vengono distribuiti lato server contemporaneamente a tutti gli utenti.

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I limiti dei modelli tradizionali di mercato

La maggior parte dei fornitori di software per la gestione delle note spese impone vincoli tecnici e tariffari che influenzano negativamente l’utilizzo effettivo della soluzione nella pratica quotidiana:

Integrazioni ERP pesanti, complesse e rigide:

Gli strumenti di terze parti tradizionali si basano su interfacce sviluppate su misura o su connettori esterni specifici. Questi sviluppi specifici richiedono molto tempo per essere implementati, sono complessi da mantenere e offrono scarsa scalabilità in caso di aggiornamenti del vostro ERP. Ad ogni aggiornamento del sistema, queste interfacce rischiano di smettere di funzionare, generando costi di manutenzione imprevisti e una perdita di tempo per i team IT.

Fatturazione tramite nota spese:

La direzione chiede ai dipendenti di raggruppare le proprie spese per ridurre il numero di note spese presentate. Ciò rallenta l'elaborazione, ritarda i rimborsi e genera frustrazione tra i team.

Fatturazione a carico dell'utente:

Si paga ogni licenza aperta, indipendentemente dal fatto che sia attiva o meno. Chi effettua dichiarazioni occasionali costa quanto chi viaggia spesso, il che comporta il pagamento di numerose licenze inattive durante tutto l'anno.

La soluzione Easy2Spend: fatturazione in base alle spese effettive e senza limiti di utenti

Sileron offre una risposta concreta ai limiti del mercato, coniugando semplicità tecnica ed equità tariffaria:

Una vera e propria connessione nativa (senza alcuno sviluppo specifico):

A differenza delle soluzioni che richiedono interfacce complesse da sviluppare, Easy2Spend si integra nativamente con il vostro ambiente SAP semplicemente configurando i vostri servizi web. La nota spese viene creata direttamente nel vostro ERP senza bisogno di connettori di terze parti, garantendo una perfetta scalabilità senza rischi in occasione degli aggiornamenti SAP.

Utenti illimitati:

Implementate la soluzione per tutti i vostri collaboratori senza restrizioni né costi di licenza per profilo.

Fatturazione in base al consumo effettivo:

Che una nota contenga 1 o 10 ricevute, il costo dipende dal numero di spese effettive dichiarate, mai dal modo in cui vengono raggruppate. A partire da 0,37 € a spesa.

Bilancio sotto controllo e prevedibile:

L'abbonamento si basa su una quota annuale che viene adeguata a fine anno in base al volume effettivo. In media, il costo è pari a 2,30 € al mese per dipendente.

Maggiori informazioni su Easy2Spend

Il percorso di una merce fresca: dalla foto al vostro ERP SAP

1. Una dichiarazione guidata dall’IA

Il collaboratore scatta una foto del proprio documento giustificativo o carica il file.
Gli importi, la data, la valuta e il Paese vengono analizzati e precompilati automaticamente tramite riconoscimento ottico abbinato all’intelligenza artificiale.
Non resta che confermare con un clic.
Per l’importazione in blocco, ogni documento caricato genera una bozza separata precompilata.

2. Un circuito di approvazione su misura

Il flusso di lavoro di approvazione riutilizza direttamente la struttura del vostro ERP senza duplicazione dei database.
Il flusso di approvazione si allinea in modo nativo ai vostri centri di costo, alle vostre linee analitiche di progetto, alle vostre filiali/società e alle vostre soglie di delega.
Gli approvatori convalidano così le spese in perfetta sintonia con la contabilità analitica SAP.
Per le operazioni in valuta estera, la conversione nella valuta aziendale è automatica, pur mantenendo la visibilità sulla valuta di origine.

3. Integrazione nativa in SAP

Una volta approvata, la nota viene automaticamente creata in modo nativo nel vostro ambiente SAP.
I documenti giustificativi vengono allegati alle voci contabili; le nature di spesa, l’IVA e le imputazioni vengono applicate direttamente.
Non è necessario esportare alcun file né utilizzare connettori di terze parti.

Un supporto completo, dalla A alla Z, a cura degli esperti di Sileron

L’integrazione di Easy2Spend non richiede alcun progetto complesso né ingenti risorse IT da parte vostra. I nostri team specializzati in SAP vi affiancano in 4 fasi chiave:

Inquadratura

Definizione dettagliata delle voci di spesa, delle regole di contabilizzazione e dei flussi di approvazione.

Accesso

Attivazione sicura degli accessi e dei servizi web nativi del vostro ambiente SAP.

Configurazione

Configurazione in base alle vostre reali esigenze operative, esecuzione dei test di integrazione e formazione dei vostri team.

Guida rapida

Assistenza costante durante il primo ciclo di elaborazione delle buste paga, supporto tempestivo e gestione delle modifiche.

Architettura cloud e sicurezza aziendale

Easy2Spend si avvale di infrastrutture cloud di prim’ordine per garantire la massima disponibilità, la totale riservatezza dei vostri dati e il rigoroso rispetto dei requisiti di sicurezza del vostro reparto IT.

Per rispondere alle esigenze tecniche e di governance di ogni organizzazione, la nostra soluzione è disponibile in 3 livelli di architettura:

Offerta Standard

Hosting condiviso su un’istanza Google Cloud con estrazione OCR basata sull’IA Google Gemini (dati ospitati in Francia).

Offerta Premium

Prestazioni migliorate grazie a un’istanza di database Google Cloud dedicata alla tua azienda, abbinata alla potenza di Google Gemini.

Offerta Platino

Massima flessibilità sul proprio cloud o VPC, con la possibilità di scegliere l’infrastruttura e il modello linguistico / LLM (Google Gemini, Mistral AI, ecc.).

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