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Logo Easy2Spend - Solution de gestion des notes de frais

LA SOLUTION DE GESTION DES NOTES DE FRAIS 100% INTÉGRÉE À VOTRE ÉCOSYSTÈME SAP

Une gestion des notes de frais fluide, transparente et directement connectée à votre ERP SAP

La gestion des dépenses professionnelles représente souvent un fardeau administratif pour les collaborateurs, les managers et les équipes financières. Entre les justificatifs perdus, la saisie manuelle chronophage et le coût des licences sous-exploitées, les processus traditionnels manquent d’efficience.

Développé par le groupe Sileron, expert des intégrations SAP à l’échelle internationale, Easy2Spend révolutionne la saisie et le traitement de vos dépenses. Grâce à une connexion native à l’écosystème SAP, la déclaration s’effectue en quelques secondes depuis un smartphone ou un ordinateur, tout en garantissant un contrôle rigoureux et une comptabilisation automatique dans votre ERP.

L’expérience Easy2Spend sur mobile et desktop

Mockup Easy2Spend - solution de gestion des notes de frais

Easy2Spend est une application web responsive : elle s’ouvre directement dans le navigateur de votre téléphone ou PC, sans installation, sans store et sans agent à déployer sur le parc informatique.

L’expérience utilisateur au cœur de l’application

Traitement immédiat sur place : Le collaborateur peut photographier son justificatif au moment précis de la dépense. Fini les reçus rapportés en fin de mois ou les pièces perdues.

Approbation en temps réel : Le manager valide les demandes directement depuis son téléphone, où qu’il soit.

Zéro maintenance applicative : Les mises à jour sont livrées côté serveur simultanément pour tous les utilisateurs.

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Les limites des modèles traditionnels du marché

La majorité des éditeurs de logiciels de notes de frais imposent des contraintes techniques et tarifaires qui biaisent l’usage réel de la solution au quotidien :

Des intégrations ERP lourdes, complexes et rigides :

Les outils tiers classiques reposent sur des interfaces développées sur mesure ou des connecteurs externes spécifiques. Ces développements spécifiques sont longs à déployer, complexes à maintenir et très peu évolutifs lors des mises à jour de votre ERP. À chaque évolution de version de votre système, ces interfaces risquent de casser, engendrant des coûts de maintenance imprévus et une perte de temps pour les équipes IT.

La facturation à la note de frais :

Le management demande aux salariés de regrouper leurs dépenses pour réduire le nombre de notes soumises. Cela ralentit les traitements, retarde les remboursements et génère de la frustration chez les équipes.

La facturation à l'utilisateur :

Vous payez chaque licence ouverte, qu'elle soit active ou non. Les déclarants occasionnels coûtent aussi cher que les grands voyageurs, entraînant le paiement de nombreuses licences dormantes toute l'année.

La réponse Easy2Spend : La facturation au frais réel et illimitée en utilisateurs

Sileron apporte une réponse concrète aux limites du marché en combinant simplicité technique et équité tarifaire :

Une véritable connexion native (zéro développement spécifique) :

Contrairement aux solutions qui nécessitent des interfaces lourdes en développement, Easy2Spend se connecte nativement à votre environnement SAP par simple paramétrage de vos services web. La note de frais est créée directement dans votre ERP sans connecteur tiers, garantissant une parfaite évolutivité sans risque lors des mises à jour SAP.

Utilisateurs illimités :

Déployez la solution auprès de l'ensemble de vos collaborateurs sans restriction ni coût de licence par profil.

Facturation selon l'usage réel :

Qu'une note contienne 1 ou 10 justificatifs, le coût suit le nombre de frais réels déclarés, jamais la façon de les regrouper. À partir de 0,37€ le frais.

Budget maîtrisé et prévisible :

L'abonnement s'appuie sur une tranche de frais annuelle réajustée en fin d'année selon votre volume réel. En moyenne, nous observons un coût équivalent à 2,30€ / mois / salarié
Plus d’infos sur Easy2Spend

Le parcours d'un frais : De la photo à votre ERP SAP

Process Easy2Spend

1. Une déclaration guidée par IA

 

  • Le collaborateur prend en photo son justificatif ou dépose son fichier.
  • Les montants, la date, la devise et le pays sont analysés et pré-remplis automatiquement par reconnaissance optique couplée à l’intelligence artificielle.
  • Il ne reste qu’à valider en un clic.
  • Pour l’import groupé, chaque document déposé génère un brouillon distinct pré-rempli.

2. Un circuit de validation sur mesure

 

  • Le workflow d’approbation réutilise directement la structure de votre ERP sans duplication de référentiels.
  • Le circuit de validation s’aligne nativement sur vos centres de coûts, vos axes analytiques projets, vos filiales/sociétés et vos seuils de délégation.
  • Les approbateurs valident ainsi les dépenses en parfaite adéquation avec la comptabilité analytique SAP.
  • Pour les opérations en devises étrangères, la conversion en devise société est automatique tout en conservant la visibilité sur la monnaie d’origine. 

3. Une intégration native dans SAP

 

  • Une fois la note validée, elle est automatiquement créée de manière native dans votre environnement SAP.
  • Les justificatifs sont attachés aux pièces, les natures de frais, la TVA et les imputations sont appliquées en direct.
  • Aucun export de fichier ni connecteur tiers n’est requis.

Un accompagnement de A à Z par les experts Sileron

L’intégration d’Easy2Spend ne nécessite aucun projet complexe ni ressources IT lourdes de votre côté. Nos équipes spécialisées SAP vous accompagnent en 4 étapes clés :

1

Cadrage

Définition fine de vos natures de frais, de vos règles d'imputation comptable et de vos circuits d'approbation.
2

Connexion

Activation sécurisée des accès et des services web natifs de votre environnement SAP.
3

Paramétrage

Configuration sur vos cas d'usage réels, réalisation des tests d'intégration et formation de vos équipes.
4

Mise en route

Accompagnement rapproché lors du premier cycle de paie, support réactif et gestion des évolutions.

Architecture Cloud & Sécurité Entreprise

Easy2Spend s’appuie sur des infrastructures cloud de premier ordre pour garantir une disponibilité maximale, une étanchéité totale de vos données et le respect strict des exigences de sécurité de votre DSI.

Pour répondre aux contraintes techniques et de gouvernance de chaque organisation, notre solution se décline en 3 niveaux d’architecture :

Offre Standard

Hébergement mutualisé sur instance Google Cloud avec extraction OCR propulsée par l’IA Google Gemini (données hébergées en France).

Offre Premium

Performance accrue grâce à une instance de base de données Google Cloud dédiée à votre entreprise, couplée à la puissance de Google Gemini.

Offre Platinium

Flexibilité totale sur votre propre cloud ou VPC, avec le choix de l’infrastucture et du modèle de langage / LLM (Google Gemini, Mistral AI, etc.).

Simplifiez la gestion de vos notes de frais SAP dès maintenant

Offrez à vos collaborateurs un outil moderne, libérez du temps pour votre équipe comptable et gardez la maîtrise de vos coûts.

Contactez nos experts pour une démonstration sur mesure en fonction de vos environnements SAP.






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