Sileron » Easy2Spend: la solución de gestión de gastos 100 % integrada con tu ecosistema SAP

LA SOLUCIÓN DE GESTIÓN DE NOTAS DE GASTOS 100 % INTEGRADA EN TU ECOSISTEMA SAP

Una gestión de las notas de gastos ágil, transparente y directamente conectada a tu ERP SAP

La gestión de los gastos profesionales suele suponer una carga administrativa para los empleados, los directivos y los equipos financieros. Entre los justificantes perdidos, la introducción manual de datos que requiere mucho tiempo y el coste de las licencias infrautilizadas, los procesos tradicionales adolecen de falta de eficiencia.

Desarrollado por el grupo Sileron, experto en integraciones de SAP a escala internacional, Easy2Spend revoluciona el registro y la tramitación de sus gastos. Gracias a una conexión nativa con el ecosistema de SAP, la declaración se realiza en pocos segundos desde un smartphone o un ordenador, al tiempo que se garantiza un control riguroso y una contabilización automática en su ERP.

La experiencia de Easy2Spend en móvil y ordenador

Mockup Easy2Spend - solution de gestion des notes de frais

Easy2Spend es una aplicación web adaptativa: se abre directamente en el navegador de tu teléfono o ordenador, sin necesidad de instalación, sin tienda de aplicaciones y sin necesidad de implementar ningún agente en el parque informático.

La experiencia del usuario, el eje central de la aplicación

Gestión inmediata in situ: El empleado puede fotografiar su justificante en el momento exacto en que se realiza el gasto. Se acabaron los recibos que hay que entregar a final de mes o los documentos perdidos.

Aprobación en tiempo real: El responsable aprueba las solicitudes directamente desde su teléfono, esté donde esté.

Sin mantenimiento de la aplicación: Las actualizaciones se distribuyen desde el servidor de forma simultánea a todos los usuarios.

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Las limitaciones de los modelos tradicionales de mercado

La mayoría de los proveedores de software de gestión de gastos imponen restricciones técnicas y tarifarias que distorsionan el uso real de la solución en el día a día:

Integraciones de ERP pesadas, complejas y rígidas:

Las herramientas de terceros convencionales se basan en interfaces desarrolladas a medida o en conectores externos específicos. Estos desarrollos específicos tardan mucho en implementarse, son complejos de mantener y ofrecen muy poca escalabilidad cuando se actualiza el ERP. Cada vez que se actualiza la versión del sistema, estas interfaces corren el riesgo de dejar de funcionar, lo que genera costes de mantenimiento imprevistos y una pérdida de tiempo para los equipos de TI.

Facturación mediante nota de gastos:

La dirección pide a los empleados que agrupen sus gastos para reducir el número de justificantes presentados. Esto ralentiza la tramitación, retrasa los reembolsos y genera frustración entre los equipos.

La facturación al usuario:

Se paga por cada licencia abierta, esté activa o no. Los que declaran ocasionalmente pagan lo mismo que los que viajan mucho, lo que conlleva el pago de numerosas licencias inactivas durante todo el año.

La solución de Easy2Spend: facturación según gastos reales y sin límite de usuarios

Sileron ofrece una respuesta concreta a las limitaciones del mercado combinando la sencillez técnica y la equidad tarifaria:

Una conexión verdaderamente nativa (sin necesidad de desarrollo específico):

A diferencia de otras soluciones que requieren interfaces de desarrollo complejas, Easy2Spend se conecta de forma nativa a tu entorno SAP con solo configurar tus servicios web. La nota de gastos se crea directamente en tu ERP sin necesidad de conectores de terceros, lo que garantiza una escalabilidad perfecta y sin riesgos durante las actualizaciones de SAP.

Usuarios ilimitados:

Implementa la solución para todos tus empleados sin restricciones ni costes de licencia por perfil.

Facturación según el consumo real:

Tanto si una nota contiene 1 como 10 justificantes, el coste depende del número de gastos reales declarados, nunca de la forma en que se agrupen. A partir de 0,37 € por gasto.

Presupuesto controlado y previsible:

La suscripción se basa en una cuota anual que se reajusta a final de año en función de tu volumen real. De media, observamos un coste equivalente a 2,30 € al mes por empleado.

Más información sobre Easy2Spend

El recorrido de un producto fresco: de la foto a tu ERP de SAP

1. Una declaración guiada por IA

El empleado hace una foto de su justificante o sube el archivo.
Los importes, la fecha, la divisa y el país se analizan y se rellenan automáticamente mediante reconocimiento óptico de caracteres combinado con la inteligencia artificial.
Solo hay que validarlo con un clic.
En el caso de la importación agrupada, cada documento subido genera un borrador independiente ya rellenado.

2. Un circuito de validación a medida

El flujo de trabajo de aprobación reutiliza directamente la estructura de su ERP sin duplicar los repositorios.
El proceso de aprobación se adapta de forma nativa a tus centros de coste, tus ejes analíticos de proyectos, tus filiales/empresas y tus umbrales de delegación.
De este modo, los responsables de la aprobación validan los gastos en perfecta consonancia con la contabilidad analítica de SAP.
En el caso de las operaciones en divisas extranjeras, la conversión a la moneda de la empresa es automática, al tiempo que se mantiene la visibilidad sobre la moneda de origen.

3. Integración nativa en SAP

Una vez validada la nota, se crea automáticamente de forma nativa en tu entorno SAP.
Los justificantes se adjuntan a los documentos, y las clases de gasto, el IVA y las imputaciones se aplican directamente.
No se requiere ninguna exportación de archivos ni conectores de terceros.

Acompañamiento de principio a fin por parte de los expertos de Sileron

La integración de Easy2Spend no requiere ningún proyecto complejo ni grandes recursos informáticos por vuestra parte. Nuestros equipos especializados en SAP os acompañan a lo largo de cuatro pasos clave:

Encuadre

Definición detallada de tus clases de gastos, tus normas de contabilización y tus procesos de aprobación.

Inicio de sesión

Activación segura de los accesos y los servicios web nativos de tu entorno SAP.

Configuración

Configuración basada en vuestros casos de uso reales, realización de pruebas de integración y formación de vuestros equipos.

Primeros pasos

Acompañamiento cercano durante el primer ciclo de nóminas, asistencia ágil y gestión de los cambios.

Arquitectura Cloud y seguridad empresarial

Easy2Spend se basa en infraestructuras en la nube de primer nivel para garantizar la máxima disponibilidad, la total confidencialidad de tus datos y el estricto cumplimiento de los requisitos de seguridad de tu departamento de sistemas de información.

Para dar respuesta a las limitaciones técnicas y de gobernanza de cada organización, nuestra solución se presenta en 3 niveles de arquitectura:

Oferta estándar

Alojamiento compartido en una instancia de Google Cloud con extracción OCR impulsada por la IA de Google Gemini (datos alojados en Francia).

Oferta Premium

Mayor rendimiento gracias a una instancia de base de datos de Google Cloud dedicada a tu empresa, combinada con la potencia de Google Gemini.

Oferta Platinium

Flexibilidad total en tu propia nube o VPC, con la posibilidad de elegir la infraestructura y el modelo de lenguaje / LLM (Google Gemini, Mistral AI, etc.).

Ponte en contacto con nosotros para definir la arquitectura más adecuada para tu sistema de información

Simplifica la gestión de tus notas de gastos de SAP desde ya mismo

Ofrece a tus empleados una herramienta moderna, libera tiempo para tu equipo de contabilidad y mantén el control de tus costes.

Ponte en contacto con nuestros expertos para solicitar una demostración personalizada adaptada a tus entornos SAP.