Uno Studio di Fattibilità precede qualsiasi progetto di implementazione di un sistema informativo. È la prima pietra miliare per la corretta definizione dello scenario implementativo e temporale relativo a processi, organizzazione, tecnologie, applicazioni, infrastrutture.

Lo Studio di Fattibilità è necessario quando il cliente ha chiara l’esigenza di cambiamento ma non ha circostanziato le necessità future relativamente alla mappatura dei nuovi processi, come dovranno essere supportati e con quali tecnologie.

In poche parole, non basta dire dobbiamo cambiare gestionale senza costruire un percorso solido di innovazione.

Perché il rischio di insuccesso del cambio di un sistema senza pensare al futuro, alle tecnologie attuali e future, ai nuovi processi e a far crescere le persone, rifacendo praticamente il sistema attuale obsoleto, è elevato.

Abbiamo già visto più volte, in tanti anni, il problema del rigetto del progetto di cambio di un sistema gestionale. Ed è successo in quelle aziende che hanno voluto cambiare il sistema senza progettare il cambiamento, pensando solo di comprare un software sulla base del costo, o del nome, senza fare un percorso di progettazione adeguata in anticipo.

Durante questa fase, una serie di incontri con la direzione permetterà di convalidare la portata della missione e i suoi prerequisiti. Inoltre metterà la direzione a conoscenza del percorso da seguire per avere una chiara visione del progetto completo. Con tempi, costi e risultati da ottenere e determinare un budget coerente con la realtà delle esigenze.

Inoltre permetterà al futuro fornitore del progetto di ridurre i margini di errore nella definizione dei costi di progetto e non uscire dal budget predisposto dall’azienda.

Se vogliamo creare una analogia, uno studio di fattibilità di un cambiamento aziendale di un gestionale, è come una progettazione di uno stabile. Bisogna prima progettarlo, verificare il terreno, decidere quanti appartamenti, decidere quali dimensioni, quante finestre, di che materiali… ecc.

Per fare un esempio, nell’ambito di una riprogettazione del sistema logistico di distribuzione, le visite del magazzino centrale e di un magazzino locale, ad esempio, avranno l’obiettivo di qualificare la qualità del servizio, di misurare il livello di ottimizzazione dei processi in atto per l’intera catena logistica e di evidenziare le attuali inefficienze date dall’organizzazione e dalla eventuale scopertura del sistema attuale informatico in uso.

Inoltre, la fase « di studio di fattibilità », mirerà a definire gli obiettivi, il perimetro, la pianificazione e le risorse interne ed esterne, la definizione dei processi oltre alla scelta del software da destinare alla futura implementazione.

In questa fase il consulente analizzerà i macroprocessi logistici in volume e controllerà i sistemi informatici che li supportano. Il consulente beneficerà della messa a disposizione dei mezzi necessari concordati con l’impresa. Naturalmente gli attori principali dell’azienda saranno intervistati: Responsabili dei servizi logistici, commerciali, finanziari, informatici.

Alcune informazioni saranno indispensabili per la completezza dello studio di fattibilità: flussi di vendite e distribuzione, e di approvvigionamenti, indicatori di stock…

In Sileron, c’è una forte propensione alla sensibilizzazione del cliente per attuare questa fase di progetto per avere sempre sotto controllo la rotta da tenere sul progetto ed i risultati da raggiungere, di tempo, economici e di miglioramento.

Questo articolo è stato scritto con la partecipazione degli esperti di Sileron del gruppo Conseils-Plus.