Smart Working come ci cambierà nei processi e nell’approccio

Anche le aziende che non hanno mai “gradito” lo smart working, quelle che “un ritardo di 5 minuti deve essere recuperato con una mezz’ora” e “uno straordinario spontaneo non pagato, non viene valutato come recupero”, oggi si sono piegate, forzatamente, a questa modalità di lavoro, una delle buone pratiche per contrastare la diffusione del virus Covid-19.

Non sarà che dopo aver visto che fuori dall’ufficio si lavora lo stesso, anche di più e spesso meglio, non si vorrà più tornare indietro?

Sappiamo che la chiave del futuro sarà la flessibilità nel lavoro.

In condizioni normali, e dunque in tempo di “pace”, è stato dimostrato, che il modo più efficace per portare avanti il proprio incarico è quello di poterlo fare ovunque, da casa, in trasferta, dal cliente e ovviamente in sede.

Il lavoro agile va incontro alle esigenze personali, famigliari, di trasporti, di costi, e come è già stato dimostrato, è una spinta sui risultati dell’azienda (staff retention, migliori ricavi, migliori margini).

Un’azienda innovativa, non solo nella tecnologia ma anche nella gestione delle persone, valorizza i dipendenti aiutandoli a utilizzare meglio il proprio tempo, evitando di perderlo sui mezzi, per strada, permettendogli di usare quei tempi e quelle risorse fino a ieri impiegate nel commuting, il pendolarismo, per migliorare la propria vita, quella della comunità di riferimento e del territorio.

Una dinamica virtuosa e circolare della quale le aziende stesse beneficiano. Il lavoro smart, insomma, non è telelavoro, è lavoro “intelligente” a tutti gli effetti. Permettetemi poi di notare che soldi e tempo risparmiati sugli spostamenti, finiscono per essere più consistenti degli 80€ al mese del bonus governativo, pur sempre bene accetto.

Perché tutto questo possa accadere e con criterio, occorrerà rivedere anche i processi e gli strumenti aziendali per renderli adeguati al presente-futuro.

…”come cambiano i comportamenti quando occasioni forzate ci obbligano a modificare il nostro pensiero di gestione delle risorse o dell’azienda”…

Parlando con molti imprenditori e manager, in questi anni di evoluzione tecnologica, nel discutere di Smart Working, Cloud o SaaS… raramente ho trovato coerenza fra pensieri innovativi espressi e la realtà dei fatti aziendali in cui si trovano.

Alcuni, per esempio, parlavano di “smart working” molto prima del CoronaVirus, ma hanno, ancora oggi, sistemi gestionali on-premise e vetusti, quindi con una estrema difficoltà di accesso dall’esterno dell’azienda, salvo dotarsi di PC portatili con VPN, etc. e quindi solo in pochi possono avere questo “privilegio”.

Inoltre, ancora oggi, in controtendenza con le buone pratiche di gestione del personale, permane la diffidenza nell’approcciare lo “smart working”, come strutturale processo aziendale.

Ma questa ritrosia non sarà anche legata alla insicurezza nel proprio modo di organizzare l’azienda e i propri processi, tali che possano essere governati realmente e ci sia una reale responsabilità distribuita sulle persone?

E’ risaputo che chi non ha voglia di lavorare, o non ha stimoli, non lavora nemmeno in ufficio; quindi il problema del dipendente che a casa non lavora, tendenzialmente non sussiste.

Oggi, più che mai, forzate dai decreti del governo, le aziende devono cambiare visione dell’organizzazione, dei processi e degli strumenti che utilizza da troppo tempo senza farli evolvere, senza adeguare tutta la struttura “al presente”.

Dico “al presente” perché non è più il futuro, lo smart working è il presente.

Dovremo (finalmente) imparare a lavorare per processi e con obiettivi da raggiungere personalmente e in team, perché il processo è inevitabilmente composto da più persone; operando con persone e mezzi ovunque essi siano, tutti all’unisono per il raggiungimento del risultato e non per le 8 ore sedute ad una scrivania ad eseguire una funzione (e poi magari attendere).

Dovremo avere sistemi con accessi sicuri, in CLOUD e quindi accessibili da dovunque, con la certezza che siano sempre disponibili, senza bisogno di creare sovrastrutture e costi di gestione tecnologica enormi, ma soprattutto dovremo avere sistemi che seguano naturalmente l’evoluzione della tecnologia e del business nel tempo e non mettano le aziende nelle condizioni continue di dover cambiare versione per l’adeguamento alla nuova tecnologia ogni 2-3 anni.

Ah… si dimenticavo, una piccola informazione, questi sistemi ci sono da tempo, all’estero li usano già molto. Tuttavia l’adozione di questi strumenti gestionali, in evoluzione costante, comporta anche una crescita culturale di processo e di gestione aziendale che agisca sui processi e non sulle funzioni e che detronizzi parti aziendali che detengono il potere grazie alla manualità di gestione dei dati.

Facciamo tesoro di questo “strappo forzato” del Virus che ci metterà in difficoltà nel business per fare il salto in alto, ma questa volta con l’asta, ed allineiamoci all’Europa e al mondo evoluto.

Abbandoniamo i FAX, le telefonate, i quaderni e l’excel per controllare le fatture emesse e le attività effettuate…

Usiamo realmente i processi e la tecnologia per liberare il tempo delle persone ed avere vantaggi per tutto l’ecosistema azienda dai dipendenti ai manager ai risultati aziendali, ma soprattutto vantaggi per l’Italia che allora e solo allora, saprà correre alla pari, e forse anche più veloce degli altri, per la nostra forza che nei momenti difficili ci permette, tutti insieme, di alzare la testa.

Quindi: cosa possiamo fare oggi per l’azienda per sopperire all’emergenza del CoronaVirus, oltre a correre ai ripari velocemente per non fermare l’impresa piccola o media o grande che sia?

Cominciamo a parlarne? Proviamo ad organizzarci anche via chat, video conference, cioè con il cloud…

Sicuramente bisognerà pensare realmente di rivedere i propri processi di gestione e di responsabilità delle risorse, analizzare la tecnologia attuale e nel tempo, con una roadmap attuabile e supportata dagli incentivi governativi, modernizzarla per gestire tutto on-line ma far crescere anche il pensiero organizzativo per non farci trovare mai più impreparati ai cambiamenti repentini o comunque all’evoluzione del business.

Francesco Pica, Director Sileron