La dématérialisation de factures, aussi appelée « e-invoice » ou « facturation électronique » est un système numérique d’émission, de transmission et de stockage des factures. L’objectif de ce nouveau moyen de facturation ?  Abandonner définitivement le papier et tous les coûts d’impression, d’expédition et de stockage qui y sont liés. Mais… pas que ! En effet, à partir de 2025, la dématérialisation de factures sera rendue obligatoire pour toutes les entreprises en France.

Une réforme similaire a été mise en vigueur en Italie début 2019. Pour répondre aux besoins de ses clients italiens, Sileron a d’ores et déjà développé une solution prête à l’emploi. Jasmine Benarfa, consultante fonctionnelle SAP, nous explique ce qui va changer et comment gérer au mieux cette transition pour votre entreprise. 

Réforme 2023/2025, qu’est-ce qui change pour la facturation ?

À partir de 2023, une grande partie des sociétés françaises devront produire des factures dématérialisées et toutes les entreprises devront accepter ces factures électroniques.  À compter de 2025, toutes les entreprises auront l’obligation de les éditer sous forme électronique et ces dernières devront alors toutes transiter via une plateforme de contrôle de l’administration fiscale. 

Les objectifs de la réforme 2023/2025 

En France, cette réforme a plusieurs objectifs

La e-invoice aura alors une valeur plus importante que la facture traditionnelle. À compter de 2025, seule la facture numérique comptera. La facture “papier” sera alors reléguée au statut de facture de courtoisie.

 

L’impact sur la facturation traditionnelle

Tous les métiers qui ont besoin d’émettre et de recevoir des factures seront impactés par cette réforme. Les services comptabilité et administratifs ainsi que les cabinets d’experts comptables devront  s’adapter pour être à jour dans les temps. 

Visuellement, la facture telle que nous la connaissons, pourra rester sensiblement la même. Elle devra néanmoins comporter des mentions qui seront rendues obligatoires et respecter un nombre de caractères défini. Le plus grand changement interviendra dans la nécessité d’éditer cette facture en format XML afin de pouvoir la soumettre au SI de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques).    

 

Qu’est-ce que ça veut dire pour les entreprises françaises ?

La mise à jour de votre système de facturation avec prise en compte des mentions obligatoires et développement d’un outil pour transformer vos factures en XML.
La mise en place d’une plateforme d’archivage et de réception des factures XML pour votre entreprise.
L’intégration d’un nouveau processus pour votre comptabilité, toutes vos factures devront transiter via la plateforme publique de la DGFiP.

La solution de dématérialisation de factures de Sileron

Depuis le 1er janvier 2019, les sociétés italiennes doivent disposer d’un système permettant de générer les factures électroniques. Pour cela, Sileron a développé une solution spécifique pour accompagner ses clients italiens. Venicecom, Advantio ou bien encore Revenue Collection Systems Italia ont fait le choix de Sileron pour leur projet de dématérialisation de factures. 

La mise en place d’un projet de dématérialisation de factures

La mise en place d’un projet de dématérialisation de factures est rapide. Que vous ayez un ERP SAP Business ByDesign ou un ERP S/4 Hana Cloud, notre méthodologie de travail Sileron s’adapte facilement à votre société. 

Les étapes de mise en place d’un projet de dématérialisation de factures

La mise en place d’un projet de dématérialisation de factures ne prend pas plus de 4 étapes avec Sileron :

Étape 1

25%

Analyse de votre besoin pour le développement de la facture électronique

Étape 2

50%

Création du portail de réception des factures fournisseurs (qui seront envoyées directement dans votre ERP) et d’exportation des factures clients (qui seront transformées en format XML)

Étape 3

75%

Phase de test : Sileron met à disposition un portail de test et de production relié aux systèmes de test et de production SAP Business ByDesign ou S4/Hana Cloud afin que l’utilisateur puisse tester la génération du fichier XML produit par notre équipe.

Étape 4

100%

Mise en production de la solution

Zoom sur la technique utilisée :

Sileron a développé une solution spécifique pour la dématérialisation des factures. Pour cela, notre équipe experte SAP utilise CPI (Cloud Platform Integration) pour créer et héberger un système d’e-invoice dédié. À l’intérieur de ce système, un webService SOAP permet de transformer les factures en XML.

 

Une mise en place qui a d’ores et déjà des avantages

Faire le choix de la dématérialisation de facture peut dès maintenant vous apporter : 

un gain financier :

vous supprimez de votre budget les frais d’impression ainsi que les frais de port

un contrôle fiscal simplifié :

grâce au stockage numérique, les factures sont plus faciles à retrouver et consultables à tout moment

un gain écologique :

vous éliminez de votre bilan carbone d’entreprise une consommation de papier, d’encre et d’énergie inutiles ainsi que les transports nécessaires pour l’acheminement de ces factures et vous oeuvrez pour une entreprise plus verte

un gain de temps :

la dématérialisation de factures permet d'accélérer le processus de comptabilisation et d’en limiter les erreurs

Pourquoi attendre 2023/2025 pour passer le cap ? Si toutes les spécificités de la réforme n’ont pas encore été dévoilées à ce jour, mettre en place la dématérialisation de factures dans votre entreprise peut déjà vous apporter bien des avantages. Que ce soit pour soutenir votre politique RSE, améliorer vos process comptable ou faire des économies, notre équipe d’experts SAP vous accompagne !

Et pour ceux qui préfèrent attendre… Notre conseil ? Évitez autant que possible d’attendre la dernière minute. La dématérialisation de factures sera obligatoire pour toutes les entreprises. Il y aura, sans aucun doute, beaucoup de demandes. 

Cet article a été réalisé avec Jasmine Benarfa, Consultante fonctionnelle SAP Business ByDesign.

Jasmine est une experte SAP Business ByDesign chez Sileron

Consultante fonctionnelle SAP depuis 2018 chez SILERON, Jasmine Benarfa accompagne et conseille les clients SAP Business ByDesign de notre filiale en Italie. Elle maîtrise tout le cycle de mise en place d’un projet ERP ainsi que la TMA SAP Business ByDesign.