A l’heure de la mondialisation, la gestion optimale des taux de change est un sujet de préoccupation majeur pour les entreprises. Qu’elles aient des clients ou des fournisseurs en dehors de leur zone monétaire, la volatilité des devises peut avoir des conséquences importantes sur leur trésorerie. Face à elles ? Le plus grand marché financier du monde ! Celui du marché des changes aussi appelé Forex. Ce marché ouvert 24h/24 – 5 jours par semaine est en évolution permanente. Dans ce contexte, il relève presque de l’impossible pour les directions financières de suivre instantanément l’évolution des devises et donc d’appréhender leur impact sur l’entreprise. Heureusement, des solutions pour les aider existent. L’une d’elle : l’automatisation des mises à jour des taux de change dans leur ERP. Sileron et Morgan Monnier, consultant SAP Business Bydesign, vous expliquent comment automatiser la mise à jour des taux de change peut avoir un impact positif sur votre entreprise.

 

Des avantages conséquents pour l’entreprise et la direction financière

Pour Morgan Monnier, les bénéfices sont nombreux pour les responsables comptables et financiers.  Grâce à l’automatisation des mises à jour des taux de change, l’entreprise va pouvoir « gagner en temps, en confiance, en transparence et spontanéité mais également en contrôle ».

Un gain de temps considérable pour les équipes comptable

A partir d’une seule devise, automatiser la mise à jour des taux de change dans un ERP est un gain de temps énorme pour le service Finance d’une entreprise. Il permet de supprimer l’action chronophage qui consiste à consulter la Banque de France et modifier manuellement les taux de change dans le système. Ainsi, les équipes peuvent se dédier à des activités nécessitant une réelle valeur ajoutée de leur part.

La suppression des risques d’erreur de saisie

L’erreur est humaine. Mais celle-ci peut avoir des conséquences importantes lorsqu’il s’agit de la gestion comptable d’une entreprise. Automatiser la mise à jour des taux de change permet de remplacer une action humaine potentiellement source d’erreur. Ainsi, il n’y a plus de risque qu’une faute de frappe ou qu’une confusion de devises se glisse dans les transactions de la société.

Des données financières plus fiables pour la stratégie d’entreprise

Avec une mise à jour régulière des taux de change, les reportings extraits pour le management gagnent en précision. Les données y figurant reflètent la valeur réelle des transactions en devise étrangère, et ce, dans la devise de la société. L’entreprise gagne ainsi en exactitude dans l’appréhension de ses datas et peut adapter sa stratégie avec beaucoup plus de précision. Et, grâce à une meilleure évaluation des transactions, l’entreprise va ainsi pouvoir mieux appréhender la planification de ses flux de trésorerie en devises.

 

Automatiser la mise à jour des taux de change dans SAP Business ByDesign, comment ça marche ?

Les directions financières et comptables ont pour habitude de s’appuyer sur les taux de change de fin de mois de la Banque de France pour mettre à jour les différentes devises dans leur ERP. Les taux de change vont en général être modifiés par l’import d’un fichier excel ou bien manuellement dans le système informatique de l’entreprise. Une fois en place, le taux appliqué sera alors le même durant tout le mois qu’importe les évolutions de marché. Le processus d’automatisation va donc permettre de supprimer ces saisies humaines et d’accéder à des données fiables mises à jour à intervalle régulier.

Un Add-on pour automatiser les mises à jour des taux de change

Pour pouvoir automatiser la mise à jour des taux de change, il va s’agir de créer une connexion entre un flux évolutif des taux de change et l’ERP SAP Business ByDesign de l’entreprise. D’après Morgan Monnier, « si on prend en exemple un projet Sileron, nos équipes techniques vont établir une API entre l’ERP SAP Business ByDesign et un site Internet de référence qui fournit les taux actualisés de près de 170 devises. De cette manière, les taux de change vont s’intégrer automatiquement dans l’ERP sans que le client n’ait à s’en préoccuper. » Ainsi, il n’y a plus besoin d’importer des taux de change manuellement. Les évolutions du marché des devises vont s’ajuster automatiquement et régulièrement dans le système informatique.

Une fréquence de mise à jour personnalisable

Les devises évoluent sur le marché financier à chaque instant. Ainsi, toutes les 60 secondes, il est possible d’observer l’évolution de ses devises sur SAP Business Bydesign. Morgan Monnier précise : « Nos clients choisissent les devises qui les intéressent et la fréquence de rafraîchissement à laquelle elles doivent se mettre à jour. Cela peut être tous les matins à 8h ou tous les vendredis à minuit. Tout dépend de leur organisation interne. Après la mise en place de l’add-on, ils n’ont plus rien à modifier. Bien entendu, pour un bon suivi global, l’ERP conserve l’historique de toutes les mises à jour dans son module de gestion des taux de change. »

Une mise en place rapide et facile

L’add-on Sileron pour automatiser la mise à jour des taux de change peut être prévu dès le projet d’implémentation de SAP Business ByDesign. Mais si tel n’a pas été le cas, il peut, selon Morgan Monnier, « être ajouté rapidement et ce, sans avoir à bloquer le système pour les utilisateurs. Cela est possible avec un ERP SAP Business ByDesign que Sileron aurait implémenté ou non d’ailleurs ! Nous pouvons intervenir sur n’importe quel ERP SAP. ». Enfin, il ne demande pas de formation spécifique pour les équipes du département financier.

 

Ainsi, automatiser la mise à jour des taux de change n’a que des avantages pour améliorer l’aide au pilotage et à la gestion d’une entreprise. Si bien sûr, plus l’entreprise compte de devises plus la solution est intéressante, elle peut également l’être pour la gestion optimale d’une seule devise. En effet, « tout dépend du nombre de transaction de l’entreprise. Si celle-ci enregistre tous les jours des transactions dans une devise étrangère alors l’add-on peut être vraiment un atout ! » précise Morgan Monnier. Avant de conclure : « cet add-on est un outil indispensable dans la gestion financière d’une entreprise. Il va compléter les outils habituels d’aide à la performance, améliorer l’expérience utilisateur et va soulager le département financier d’un bien gros poids ». 

Cet article a été réalisé avec la participation de Morgan Monnier, Consultant SAP Business ByDesign – Finance chez Sileron.

Depuis presque 2 ans, Morgan Monnier intervient sur les projets d’implémentation et d’évolution de SAP Business ByDesign. Fort d’une formation de Commissaire aux Comptes et d’une expérience de 5 années en département financier, il maîtrise les problématiques métier et peut ainsi proposer des solutions adaptées aux clients et aux contraintes terrain.

Si vous souhaitez en savoir plus sur l’add-on pour automatiser la mise à jour des taux de change, contactez sans plus attendre nos équipes SAP Business Bydesign !