In quest’era di globalizzazione, in cui il mercato è mondiale, la gestione ottimale dei tassi di cambio è una questione di grande preoccupazione per le aziende. 

Che abbiano clienti o fornitori al di fuori della loro area valutaria, la volatilità valutaria può avere un impatto significativo sul flusso di cassa aziendale. 

Di fronte a loro? Il più grande mercato finanziario del mondo:il mercato dei cambi chiamato anche Forex, un mercato finanziario aperto 24 ore su 24,in continua evoluzione. 

In questo contesto, è quasi impossibile per i dipartimenti finanziari seguire immediatamente l’andamento delle valute e quindi comprendere il loro impatto sull’azienda. Fortunatamente, esistono soluzioni per aiutarli. Una di queste consiste nell’ automatizzare gli aggiornamenti del tasso di cambio nel proprio ERP. 

Sileron e Morgan Monnier, consulente SAP Business Bydesign, mostrano come l’automazione degli aggiornamenti dei tassi di cambio può avere un impatto positivo sulla tua attività.

 

Grandi vantaggi per l’azienda e per l’ufficio finanziario

Morgan Monnier afferma che i vantaggi sono numerosi per i responsabili contabili e finanziari. Grazie all’automazione degli aggiornamenti dei tassi di cambio, l’azienda potrà “guadagnare tempo, fiducia, trasparenza e spontaneità, ma anche controllo“.

Notevole risparmio di tempo per i team contabili

Da una singola valuta, automatizzare l’aggiornamento dei tassi di cambio in un ERP è un enorme risparmio di tempo per il dipartimento finanziario di un’azienda. Elimina l’azione dispendiosa in termini di tempo di consultare le vostre banche e modificare manualmente i tassi di cambio nel sistema. In questo modo i team possono dedicarsi ad attività che richiedono un reale valore aggiunto da parte loro.

Elimina il rischio di errore nell’immissione dei dati manuali

L’errore nell’immissione di dati manuale è umano, ma questo può avere conseguenze importanti quando si tratta della gestione contabile di un’azienda. 

L’automazione dell’aggiornamento dei tassi di cambio può sostituire l’azione umana potenzialmente soggetta ad errori, eliminando il rischio che un errore di battitura o una confusione valutaria si insinuino nelle transazioni della società.

Dati finanziari più affidabili per la strategia aziendale

Con un aggiornamento regolare dei tassi di cambio, i rapporti estratti per la gestione guadagnano in termini di precisione. I dati contenuti riflettono il valore effettivo delle transazioni in valuta estera, nella valuta della società. L’azienda guadagna così in accuratezza nella comprensione dei suoi dati e può adattare la sua strategia con molta più precisione. E, grazie ad una migliore valutazione delle transazioni, l’azienda sarà in grado di comprendere meglio la pianificazione dei propri flussi di cassa in valuta estera.

 

Automatizzare l’aggiornamento dei tassi di cambio in SAP Business By Design : COME FUNZIONA?

I dipartimenti finanziari e contabili di solito fanno affidamento sui tassi di cambio di fine mese delle loro banche per aggiornare le varie valute nel loro ERP. I tassi di cambio vengono generalmente modificati importando un file Excel o manualmente nel sistema informatico dell’azienda. Una volta in vigore, il tasso applicato sarà lo stesso per tutto il mese, indipendentemente dagli sviluppi del mercato. Il processo di automazione consentirà invece di eliminare queste voci umane e di accedere a dati affidabili che vengono aggiornati a intervalli regolari automaticamente.

Un componente aggiuntivo per automatizzare gli aggiornamenti del tasso di cambio delle valute

Per poter automatizzare l’aggiornamento dei tassi di cambio, bisognerà creare una connessione tra un flusso di tassi di cambio in evoluzione e l’ERP SAP Business ByDesign dell’azienda. 

Secondo Morgan Monnier, “Se prendiamo un progetto Sileron come esempio, i nostri team tecnici stabiliranno un’API tra SAP Business ByDesign ERP e un sito web di riferimento che fornisce tassi aggiornati per quasi 170 valute. In questo modo, i tassi di cambio entreranno automaticamente nell’ERP senza che il cliente debba preoccuparsene“.

Questo elimina la necessità di importare manualmente i tassi di cambio. I cambiamenti nel mercato valutario si adegueranno automaticamente e regolarmente nel sistema IT.

Una frequenza di aggiornamento personalizzabile

Le valute cambiano continuamente sul mercato finanziario. Così, ogni 60 secondi, è possibile osservare l’evoluzione delle valute su SAP Business Bydesign. 

Morgan Monnier spiega: “I nostri clienti scelgono le valute a cui sono interessati e la frequenza di aggiornamento alla quale dovrebbero aggiornarsi. Può essere ogni mattina alle 8:00 o ogni venerdì a mezzanotte. Tutto dipende dalla loro organizzazione interna. Dopo aver configurato il componente aggiuntivo, non è necessario modificare nulla. Naturalmente, per un buon monitoraggio generale, l’ERP conserva la cronologia di tutti gli aggiornamenti nel suo modulo di gestione del tasso di cambio. “

Installazione semplice e veloce

L’add-on Sileron per automatizzare l’aggiornamento dei tassi di cambio può essere fornito già nel progetto di implementazione di SAP Business ByDesign. O, diversamente, come afferma Morgan Monnier, “può essere aggiunto anche successivamente in maniera rapida e senza dover bloccare il sistema per gli utenti”. Questo è possibile con un ERP SAP Business ByDesign che Sileron può implementare! Possiamo lavorare su qualsiasi SAP ERP”.

Pertanto, automatizzare l’aggiornamento dei tassi di cambio ha solo vantaggi nel migliorare l’assistenza della conduzione e della gestione di un’impresa.

Questa è una soluzione che può essere utilizzata per la gestione ottimale di una sola moneta unica, ma risulta più attraente se la società ha più valute differenti: 

in effetti, “tutto dipende dal numero di transazioni che l’azienda ha, se l’azienda registra transazioni giornaliere in valuta estera, l’add-on può davvero essere una risorsa!” specifica Morgan Monnier “questo componente aggiuntivo è uno strumento essenziale nella gestione finanziaria di un’azienda. Completerà i consueti strumenti di supporto delle prestazioni, migliorerà l’esperienza dell’utente e peserà molto sul dipartimento finanziario “.

Questo articolo è stato prodotto con la partecipazione di Morgan Monnier, SAP Business ByDesign – Finance Consultant presso Sileron.