Qu’est-ce qu’une API ? Si cette abréviation ne vous dit rien de prime abord, elle fait pourtant partie de votre vie de tous les jours. Et peut-être même sans que vous ne le sachiez ! Baudouin Ragot, Consultant fonctionnel SAP Business ByDesign chez Sileron revient sur les APIs et nous explique comment elles peuvent être un véritable atout pour l’ERP de votre entreprise.

 

Les connexions APIs dans un ERP, un sésame pour les entreprises

Une API est une interface de programmation d’application (traduit de l’acronyme anglais : Application Programming Interface »). Pour Baudouin Ragot, « c’est un point d’entrée ou de sortie d’une application SAAS qui va permettre le transfert d’information entre deux systèmes. L’API est le point par lequel on va pouvoir « accrocher » l’interface. Grâce à une API, il va ainsi être possible d’intégrer ou extraire des informations d’applications tiers vers un ERP et ce, en temps réel. »

Une solution pour faciliter la gestion des entreprises

Les entreprises travaillent bien souvent avec divers logiciels ou applications. Un logiciel pour la comptabilité, un autre pour la gestion des commandes puis un autre pour la gestion de la relation client… Les employés et les différents services de l’entreprise doivent alors jongler entre plusieurs outils informatiques qui ne communiquent pas entre eux. Au risque d’avoir des erreurs de saisie ou des oublis !

Grâce à la connexion API, un ERP comme SAP Business ByDesign va pouvoir offrir une seule et même plateforme de travail aux utilisateurs. Les APIs vont être utilisées pour faire passer les informations des logiciels habituellement utilisés vers l’ERP.

De nombreuses APIs possibles dans l’ERP SAP ByDesign

Sileron, grâce aux APIs offertes par SAP Business ByDesign, peut développer un lien de communication entre l’ERP et d’autres solutions par webservice ou fichier plat. Et bonne nouvelle ! Selon Baudouin Ragot : « on peut utiliser des APIs pour presque tout dans SAP Business ByDesign ! Les demandes de connexion via API les plus régulièrement demandées par nos clients concernent la gestion des notes de frais, la gestion des factures, l’automatisation de la mise à jour des taux de change, l’intégration d’un CRM spécifique ou bien encore la gestion des RH pour les feuilles de temps par exemple. »

 

Comment utiliser une API sur SAP Business ByDesign ?

L’utilisation d’une API peut s’effectuer directement lors de l’implémentation d’un ERP. Cela peut être une demande de l’entreprise qui veut conserver un logiciel déjà en place en interne par exemple. Mais si pour des raisons de budget, de temps ou d’organisation, la connexion API ne peut être mise en place au départ, cela ne pose pas de problème. L’utilisation d’une API peut aussi avoir lieu une fois l’ERP déjà implémenté.

Les étapes projet expliquées par Baudouin Ragot

Pour utiliser une API sur SAP Business ByDesign, « notre équipe de consultants va étudier la demande du client et explorer les possibilités techniques. Nous allons vérifier si une mise en connexion API existe déjà pour le logiciel souhaité ou si nous devons développer une connexion spécifique.

Une fois ce point vérifié, nous allons analyser les différents flux à mettre en place pour répondre à la demande.

Il y a ensuite une phase de tests avec des données réelles de l’entreprise pour vérifier que le processus fonctionne. Une fois la phase test validée avec le client, l’API est alors activée sur son ERP SAP Business ByDesign. »

Pas d’interruption du système pour les utilisateurs

Pour Baudouin Ragot : « SAP a bien fait les choses ! Chaque client a deux systèmes SAP Business ByDesign. Le premier est une version mise à disposition pour les tests et les formations. La seconde version est l’ERP sur lequel l’entreprise travaille réellement. Ainsi, la mise en place d’une connexion via une API ne nécessite aucune interruption de système. »

Une simplicité d’utilisation

Autre avantage pour les utilisateurs, l’utilisation d’une API ne nécessite aucune formation supplémentaire. La mise en place d’une connexion API est totalement invisible pour les utilisateurs. Ils bénéficient donc du résultat mais ne sont absolument pas impactés par la partie technique.

 

Exemple de mise en place d’une connexion via API entre SAP Business ByDesign et Salesforce

 

En 2020, SILERON a travaillé pour un de ses client à l’international sur l’intégration d’une API Salesforces et SAP Business ByDesign.

Ce client possède de multiples entités à travers le monde. Il avait donc besoin d’un ERP fiable capable de centraliser toute la gestion de l’entreprise : Finance, Achats, Commandes client…

Type de projet Implémentation d’un ERP SAP Business ByDesign
Pré-requis du client dans le cahier des charges Faire le lien entre l’ERP SAP Business ByDesign et le CRM Salesforce
Durée du projet 10 mois pour l’implémentation complète de l’ERP
Résultat Le client est pleinement satisfait de son ERP. Grâce à l’utilisation d’une API entre SAP Business ByDesign et le CRM Salesforce, son équipe commerciale a pu continuer la gestion de ses opportunités commerciales sans changer ses habitudes.

 

Les avantages de la mise en place d’une API

La mise en place d’une connexion via API a souvent pour effet immédiat une amélioration de l’expérience utilisateur. Tout en leur faisant gagner un temps conséquent. L’automatisation de certains flux permet de supprimer les erreurs liées aux ressaisies, les oublis ou bien encore les doublons qui peuvent avoir lieu lors de manipulation de données entre deux logiciels.

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur la connexion via API sur votre ERP SAP Business ByDesign ou que vous avez un projet d’implémentation nécessitant l’utilisation d’APIs, contactez notre équipe d’experts SAP sans plus attendre !

 

 

 

Cet article a été réalisé avec la participation de Baudouin Ragot, Consultant fonctionnel SAP Business ByDesign chez Sileron.

Baudouin Ragot est Consultant Finance SAP Business ByDesign pour SILERON. Depuis 2017, il travaille aussi bien sur des projets d’implémentation ERP que des sujets de TMA. Consultant fonctionnel, il est capable d’intervenir également sur la partie technique liée à l’intégration des API dans SAP Business ByDesign.